Vous voyagez dans le cadre de votre travail ? Alors vous devez sans doute vous arracher les cheveux quand c’est le moment de calculer vos frais dans les moindres détails – un mal nécessaire malheureusement. Dans notre blog de la semaine, nous vous guidons à travers la jungle des frais de déplacement, pour que faire vos comptes devienne un jeu d’enfant – que vous soyez salarié, indépendant ou encore freelancer.
Calculer vos frais de déplacement en tenant compte de l’ensemble des données
Pour calculer vos frais afin de pouvoir en tenir compte dans votre déclaration d’impôts, vous devez prouver que vous avez effectué votre voyage dans la même période (le même mois). Mais si vous voulez que vos frais soient pris en compte rapidement et intégralement, vous aurez besoin d’un formulaire pré-rempli (par votre employeur) sur lequel vous devrez rentrer les informations suivantes :
- Nom
- Période de voyage
- Durée du voyage
- Destination et objectif du voyage
- Kilomètres parcourus (si vous avez voyagé en voiture)
- Frais de restaurant
- Eventuellement le montant facturé, en cas de prélèvement à la source
Les voyages à l’étranger doivent être particulièrement bien documentés car les services financiers examineront le dossier de plus près et vérifieront le caractère professionnel du motif de voyage. Vous pourrez inclure les billets de train, de métro ou de bus, les notes de taxi, les factures d’hôtel et de restaurant, les tickets de parking, les factures de téléphone et même les pourboires. Il est important de conserver les justificatifs de toutes vos activités durant le séjour comme par exemple les attestations de participation à des congrès, les confirmations de rendez-vous ou tout autre justificatif qui pourrait confirmer le caractère professionnel de votre voyage. Au fait, les contraventions, les massages, le minibar ou le supplément télé ne peuvent pas être pris en compte.
Attention : quand vous calculerez vos frais de déplacement, prenez garde aux différences de taux d’imposition par rapport à votre pays d’origine. A titre indicatif : les nuitées sont taxées en Allemagne à 7%, les services tels que le petit déjeuner sont taxés à 19%. Demandez toujours au personnel de votre hôtel de vous donner deux factures différentes ou alors de bien mentionner le taux de taxe correspondant à chaque prestation, cela vous facilitera les choses lorsque vous aurez à effectuer vos calculs.
Une astuce : consacrez un classeur à vos frais de déplacement si vous voyagez fréquemment dans le cadre de votre travail. Cela vous permettra de garder à tout moment une vue d’ensemble et vous serez en mesure de répondre à toute question concernant vos dépenses de voyage. Les tickets de caisse et autres justificatifs doivent être photocopiés pour éviter qu’ils ne pâlissent avec le temps, ce qui rendrait leur lecture difficile. Si vous perdez les reçu collectés dans le cadre de votre voyage, ce n’est pas forcément dramatique. Vous avez la possibilité de créer votre propre justificatif et de le déduire de vos frais. Faites attention à ce que son montant reste vraisemblable. Pour une course de taxi par exemple, le montant doit être cohérent par rapport à la distance parcourue.
En France, les contraintes sont à peu près les mêmes. Pour espérer obtenir un remboursement des frais de déplacement par le client ou les déduire des charges, les employés mais aussi les indépendants et freelancers doivent se montrer particulièrement vigilants : le remboursement ne s’applique que si l’utilisation du véhicule est indispensable. Pour la loi, il existe ensuite un barème kilométrique publié chaque année par l’Etat, qui prend en compte les chevaux fiscaux du véhicule, le lieu de travail habituel, le nombre de trajets effectués chaque mois ainsi que la distance parcourue (moins de 5000 km, de 5001 à 20 000 km ou au-delà de 20 000 km). En 2018 par exemple, ce barème était plafonné à une puissance de 7 CV fiscaux. Mappy, Google Maps,ou encore Via Michelin vous permettent de calculer vos distances au plus juste. N’oubliez pas de prendre en compte les péages : demandez un reçu à chaque passage et conservez-le soigneusement. Les barèmes seront différents pour un cyclomoteur ou un vélo (0,25 euro/km, selon le décret n°2017-144 du 11 février 2017).
Comment prendre en compte les frais de restauration ?
En France, les frais professionnels liés aux repas peuvent également être déduits. Les salariés comme les indépendants qui ne peuvent pas déjeuner à leur domicile peuvent déduire un montant forfétaire de 4,80 euros par repas, avec un maximum de 13,80 euros par jour. Les frais engagés sont sujets à exonération d’impôt sur le revenu. Lorsqu’ils sont supportés par l’employeur, ils sont exonérés de cotisations sociales. Les dépenses doivent être justifiées par une facture. Bon à savoir : il y a une limite d’exonération à ne pas dépasser qui s’élève à 18,80 euros pour un repas pris au restaurant.
Pour un déplacement à l’étranger, votre employeur pourra vous rembourser les frais de restauration sans que la somme ne soit assujetie à l’impôt sur le revenu. Attention, le montant des forfaits varie selon les pays. Au Danemark, celui-ci s’élève à 58 euros, aux Etats-Unis vous aurez droit à 64 euros. Si votre entreprise est en France, les montants diffèrent également selon les pays et dépendent d’un barème fixé par la direction générale des finances publiques. L’allocation forfaitaire s’élève par exemple à 175 euros si vous voyagez en Autriche et 132 euros si votre destination est l’Espagne. Vous trouverez la liste des pays sur le site www.economie.gouv.fr .
Comment s’effectue le remboursement des frais de déplacement ?
La loi prévoit pour les employés un lieu d’activité. Cela signifie que l’employé est affecté à une société, une entreprise ou un autre type de lieu, comme par exemple chez un client. Des coûts s’appliquent dès lors que l’employé quitte son lieu de travail habituel pour un motif professionnel.
Pour l’employeur, il y a trois possibilités pour rembourser les frais de déplacement à ses collaborateurs :
- Les frais sont remboursés à l’employé puis déductibles des impôts de l’employeur au titre des frais publicitaires. Le versement des frais n’est pas soumis à l’impôt. S’il existe des différences avec les dépenses réelles, à vous de le mentionner sur la déclaration annuelle.
- Une autre méthode consiste à appliquer un taux fixe. La part qui sera déclarée en frais publicitaires n’est pas imposable. En cas d’excédent, un impôt sur le revenu pourra alors être appliqué.
- Dans le cas d’une indemnisation forfétaire, le montant reste non imposable tant que le forfait n’est pas dépassé. En Allemagne, les remboursements effectués sont imposés à hauteur de 25% pour l’employeur. En France, l’indemnisation est exonére de cotisations sociales sous condition du respect de certaines règles.
Voyage d’affaires ou vacances privées ? Pour les indépendants, l’administration fiscale est aux aguets
Pour les professions libérales et les indépendants, les frais de déplacement sont rangés dans la catégorie des frais professionnels dans le calcul des pertes et profits. Pour que l’administration fiscale ne considère pas votre déplacement professionnel comme un voyage d’agrément, vous devez constamment fournir les justificatifs nécessaires. Il peut s’agir d’une attestation de formation continue, mais aussi d’un e-mail contenant une invitation à un rendez-vous professionnel.
Vous devez être en mesure de fournir tous les justificatifs nécessaires en cas de contrôle par l’URSSAF. Autant créer un dossier pour chacun de vos déplacement et archiver soigneusement tous vos justificatifs ! Vous devez pouvoir prouver le déplacement, avoir utilisé votre propre véhicule, et ce pour une distance qui ne permettait pas de se déplacer à pied. C’est la carte grise de votre véhicule qui justifie sa puissance fiscale. Attention, si vous avez une micro-entreprise, vous bénéficiez obligatoirement d’un abattement forfétaire qui correspond à vos frais supposés. Vous ne pourrez pas déduire vos frais de déplacement au cas par cas comme pour un autre type d’entreprise ou une SARL. Toutefois, vous pourrez facturer ces frais à vos clients.
Calculer facilement votre note de frais – avec Lexware
Nous sommes presque tous d’accord avec cela : calculer sa note de frais est particulièrement énervant et une erreur est vite arrivée ! Vous avez la possibilité de vous simplifier la vie en vous procurant un logiciel adapté sur la boutique en ligne de Licenceking qui s’occupera de calculer vos frais, mais aussi de préparer votre voyage jusqu’à la mise à disposition des justificatifs. Pour le moment Lexware n’est pas disponible sur le site français mais vous pouvez vous le procurer en vous rendant sur le site allemand Lizenzking. Avec Licenceking, les logiciels travaillent à votre place !
