Microsoft Visio est l’outil graphique idéal pour la gestion de projet. Car un diagramme vous permet de présenter des informations telles que des données Excel d’une manière bien plus concise qu’une suite de chiffres ou des blocs de texte. Microsoft Visio offre un vaste choix de modèles pour la visualisation des différents processus commerciaux. Grâce à l’outil DataVisualizer, vous pouvez éditer automatiquement des diagrammes de données, par exemple depuis Excel. Dans notre dernier article de blog, nous vous expliquons comment cela fonctionne !
Il est clair que la communication fait partie des éléments les plus importants dans l’élaboration d’un projet. Les informations doivent être mises à la disposition de chaque collaborateur impliqué de façon claire et concise. Sans pour autant renoncer à la rapidité et l’efficacité ! La plupart des chefs de projet connaissent le diagramme de Gantt qui leur permet de présenter remarquablement la planification de leur projet. Dans le contexte professionnel, bien d’autres formats de présentation sont nécessaires pour garantir une communication efficace et aussi complète que possible.
C’est là que Microsoft Visio entre en jeu, puisqu’il vous permet de visualiser vos diagrammes commerciaux de différentes manières. En 1991, le concepteur de Redmond a présenté Visio pour la première fois aux utilisateurs, entre-temps l’outil compte parmi les leaders du marché dans le domaine de l’illustration schématique et bidimensionnelle des procédés. Comme Visio répond à différents types d’exigences, sa mise en œuvre est également variable. Cette fonction est assurée par des modèles qui se présentent comme des formes (gabarits et composants pré-établis). Les formes sont les éléments de base permettant d’assurer la conception de graphiques, ils ont été créés spécialement pour s’adapter à tous les champs d’application.
Associer des fichiers Excel avec Microsoft Visio
Microsoft Visio est un outil classique pour créer des diagrammes. Vous trouverez ici un aperçu des différents modèles, que l’on peut filtrer à sa guise en fonction du domaine d’application. Sur l’écran d’accueil on trouve le champ „Critères de recherche recommandés“, qui vous permet de rechercher des modèles adaptés à votre thème de travail.
Associez également vos diagrammes aux sources de données extérieures comme Excel. Ainsi vos données sont actualisées en permanence. Un outil que vous pouvez aussi activer via la barre de menu „Données“. A ce niveau, deux options s’offrent à vous : dans le menu „Importation personnalisée“ vous pouvez associer manuellement des formes aux ensembles de données au format Excel, tandis que le menu „Importation rapide“ permet une association automatique des données par l’intermédiaire de métadonnées. La version Visio 2019 Professional est indispensable si vous souhaitez associer des données. Vous pouvez aussi utiliser l’édition en ligne Visio Online Plan 2.
Ajouter des tableaux Excel avec Microsoft Visio grâce à DataVisualizer
En fait, à partir d’une source de données comme Excel, vous pouvez aussi créer directement votre diagramme, en choisissant l’option „Créer un diagramme à partir de données“ dans DataVisualizer. Une fonction qui sert aussi dans l’édition actuelle à créer des diagrammes de flux fonctionnels croisés horizontaux ou verticaux, ainsi que des diagrammes de flux standards. Lorsqu’on gère un processus, le diagramme de flux joue un rôle capital. Vous avez la possibilité de le prédéfinir pour l’adapter techniquement parlant à votre source de données puis de laisser Visio créer automatiquement votre diagramme. Vous souhaitez que Visio associe constamment le diagramme à la source de données ? Libre à vous de choisir cette option ! Il vous suffit alors de rentrer les nouvelles données dans votre fichier et le diagramme s’actualise automatiquement.
Générer un diagramme Visio depuis Excel
Utilisez les modèles de visualisation rapide des données pour créer un diagramme de flux Visio de niveau professionnel à partir d’un classeur Excel. Dans ce cas, un classeur Excel est toujours associé automatiquement à un type de modèle pour convertir les données d’un processus en diagramme de flux dans Visio. A partir de là, vous pourrez très facilement concevoir des modèles Excel personnalisés, sélectionner vos données dans l’assistant Formes pour créer des diagrammes à partir de vos données Excel et créer le diagramme automatiquement. Vous avez même la possibilité d’ajouter dans Excel des colonnes de données en fonction des besoins, qui seront converties en données Visio Formes.
Quant à la synchronisation bidirectionnelle entre le classeur Excel et le diagramme Visio, elle est prise en charge par Microsoft Visio. Ainsi vous créez votre diagramme quand vous travaillez sur vos données dans Excel et celui-ci s’actualise à chaque fois que vous modifiez vos données. De même, quand vous modifiez votre diagramme vous tenez en même temps vos données Excel à jour.
Visio Online : Travailler avec Visio dans son navigateur
Avec Visio Online, vous pouvez également ouvrir des fichiers Visio dans votre navigateur, si vous les avez préalablement déposés sur le cloud de Microsoft OneDrive ou dans SharePoint. En comparaison avec un programme installé sur votre ordinateur, les fonctions de Visio Online, tout comme pour les versions internet de OneNote, PowerPoint, Excel et Word, sont nettement limitées. Malgré tout, on peut créer sans problème des diagrammes simples dans son navigateur.
A part ça, Visio Online sert aussi à éditer des diagrammes déjà créés comme par exemple des diagrammes de flux transversaux ou des diagrammes de Venn. Pour ouvrir ou retravailler vos diagrammes sur Visio Online, vous n’êtes pas obligé d’installer le programme. Une solution très pratique, surtout pour les utilisateurs qui ne travaillent pas en permanence sur Microsoft Visio. Ce qui ne vous empêche pas de générer et modifier vos diagrammes sur le navigateur.
Ajouter des tableaux Excel dans Visio grâce à Licenceking
Avec Visio, Microsoft vous offre un outil universel pour la création de vos diagrammes, qui comprend des fonctions variées. Les chefs de projets sont les premiers à profiter de toutes ces possibilités pour illustrer les informations qu’ils ont à faire passer et pour communiquer de façon simple et concise avec leurs collaborateurs.
Toutefois, Visio ne se limite pas à un seul champ d’application mais peut être utile pour organiser votre travail à tous les niveaux. Que vous souhaitiez illustrer l’organisation de votre projet, le développement d’une branche de votre activité ou de votre entreprise, ou encore un processus en Change Management, Visio remplit toutes ses promesses.
Les modèles, reconnaissables à un symbole Excel, sont particulièrement pratiques. Créez vos diagrammes directement à partir d’une banque de données, Visio comprend de base le bon modèle Excel. Grâce au DataVisualizer, créez automatiquement toutes sortes de diagrammes et économisez un maximum de temps et de travail !
Sur la boutique en ligne professionnelle de Licenceking, vous trouverez par exemple la célèbre édition Visio Professional 2019 pour créer vos diagrammes de flux, vos diagrammes de réseau ainsi que vos schémas et vos plans. L’actualisation automatique des diagrammes simplifie la modification des bases de données. De nombreux utilisateurs travaillent confortablement en même temps sur un seul diagramme. De plus, vous communiquez tous ensemble par le chat, par vidéo ou par conf-call. Grâce à votre interface Office habituelle, vous pouvez créer en un temps record des modèles détaillés et de nouvelles formes.
