Gagner du temps et augmenter sa productivité : les meilleurs trucs pour utiliser Outlook

Si vous travaillez quotidiennement avec Outlook, vous connaissez forcément l’une ou l’autre de ces astuces destinées à vous faciliter la vie. Mais comment utiliser Outlook de manière vraiment efficace, afin de gagner du temps et d’augmenter sensiblement votre productivité? Nous vous livrons ici quelques secrets dans notre Hacking de la semaine.

Recourez aux Actions rapides (QuickSteps) dans Outlook pour une organisation efficace

Connaissez vous déjà les QuickSteps? C’est un bon truc quand vous voulez optimiser plusieurs étapes de travail ou les synthétiser. En un seul clic, vous pouvez déplacer des courriels ou les transférer, ou même travailler avec des modèles fournis. Voilà comment administrer votre courrier de manière optimale grâce aux QuickSteps : 

1. Configurer les Actions rapides dans Outlook
   Dans le menu Actions Rapides, cliquez sur → Créer une nouvelle action rapide → Personnaliser
2. Configurer des Actions rapides personnalisées
   Vous disposez de cinq paramètres pour individualiser vos Actions rapides. Vous pouvez définir un nom (pertinent), fixer l’ordre et la manière dont s’enchaînent les étapes de travail ou configurer des raccourcis pour accélerer les procédures. Si cela vous chante, vous pouvez aussi choisir votre icone Actions rapides. Petite astuce : nommez votre Action rapide dans le texte explicatif pour savoir, dès le premier clic, quelle action lancer.
3. Combiner les Actions rapides entre elles
   Pour administrer efficacement vos e-mails, vous pouvez combiner à votre guise plusieurs actions entre elles. Par exemple, il est possible de déplacer des courriels entrants – ceux définis en amont – dans une boîte de réception, de leur attribuer des priorités ou des catégories, de définir des tâches ou de faire inscrire automatiquement des événements dans un calendrier.

Envoyez vos courriels en décalé

Vous souhaitez planifier l’envoi d’un e-mail, pour qu’il parte, par exemple, pendant le week-end ou en soirée? Ca n’est pas un problème, avec Outlook ! Rédigez votre courriel comme à votre habitude et rendez-vous dans l’onglet „ Options de remise“ → „Ne pas envoyer avant“. Une boîte de dialogue s’ouvre alors, où vous pouvez inscrire la date et l’heure de la livraison. Refermez la boîte de dialogue et cliquez sur „Envoyer“. Votre courriel ne sera envoyé qu’au moment souhaité.

Voici un truc pour les utilisateurs pressés d’Outlook :

Dans le cas où vous auriez par erreur envoyé des e-mails trop tôt ou trop tard, sachez que vous pouvez les rappeler. Pour cela, ouvrez l’e-mail en question, cliquer sur „Actions“, puis „Rappeler ce message“. Vous avez ensuite deux options : si vous voulez effacer le message chez son destinataire, choisissez „Supprimer les copies non lues de ce courrier“, à la condition que le destinataire n’ait pas encore consulté le message. L’autre option s’appelle „Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau courrier“ pour que vous puissiez apporter des modifications à votre message et qu’un nouveau courriel soit transmis  après correction.

Remplacez l’étiquette adhésive sur votre écran par un post-it Outlook

Parfois on a besoin d’un petit aide-mémoire ! Voici notre conseil : utiliser les Post-it d’Outlook pour éviter les papiers collants à l’écran. Voici comment procéder :

1. Créer une nouvelle note
   Ouvrez Outlook puis le dossier „Notes“ et choisissez „Nouvelle note“. Pour aller encore plus vite, utilisez le raccourci → Ctrl + COMMUTATION + N. Entrez votre note et enregistrez-la. Vous pouvez alors placer votre boîte dans l’espace de l’écran de manière à ce qu’il soit visible sans créer de gêne.  Vous pouvez alors soit enregistrer la note pour plus tard, soit la caractériser comme terminée si vous avez accompli la tâche.
2. Trier les notes Outlook
   Dans votre répertoire, vous pouvez trier les notes pour gagner en clarté. Pour aller plus loin, vous pouvez par exemple, leur attribuer des couleurs.
3. Ajouter une note à un courriel
   Quand vous retenez une pensée fugace ou une information importante et que vous l’adjoignez à un e-mail, marquez le courriel et utilisez le raccourci Ctrl + T. Une boîte de dialogue s’ouvre alors, dans laquelle vous pouvez entrer votre note. Pour clore l’opération, cliquez sur „Message public“.

En outre : les notes ne peuvent être appréhendées globalement dans Outlook, en tant que carnet, mais sont plutôt conçues  – comme votre addenda papier – pour un usage unique. S’il vous faut davantage de fonctionnalités et de système, il est recommandé d’utiliser Microsoft OneNote en combinaison avec Outlook.

Jouez avec le clavier grâce aux combinaisons des raccourcis clavier

Voici un bon truc pour augmenter l’efficacité d’usage de Outlook : les raccourcis. Grâce aux combinaisons de touches, vous pouvez quasiment vous passer de la souris et des clics. Imprimez au préalable les raccourcis qui seront pertinents pour vous et entraînez-vous à les utiliser, pour que ça devienne une routine. Nous vous livrons ici les principaux raccourcis-clavier qui vous seront utiles :