Dans le monde de l‘entreprise, nombreuses sont celles qui misent, pour leur parc informatique, sur l‘aspect hautement professionnel des produits Microsoft, et c‘est compréhensible. Mais le plus souvent, on oublie que Microsoft OneNote aura un usage optimal dans le cadre de la gestion des tâches.
Mode d‘emploi pour un usage optimal de OneNote
Microsoft OneNote est un outil parfaitement tellement adapté à la gestion des tâches en entreprise, qu‘il peut même devenir indispensable aux entrepreneurs et aux cadres, en particulier s‘ils sont beaucoup en déplacement. Voilà pourquoi nous vous expliquons ici comment optimiser son usage.
En entreprise, aujourd‘hui, rares sont ceux qui s‘en sortent sans post-it. Pour mettre ces notes précieuses à disposition de tous les collègues, le logiciel intelligent Microsoft OneNote a quelques outils géniaux dans sa botte. Et oui, même les notes doivent êtres administrées aujourd‘hui de manière centrale, sous forme numérique. Et comme, on le sait bien, le facteur coût tient une place-clé au sein de l‘entreprise, nous avons un nouvel argument pour vous aider à introduire OneNote dans vos services, puisque le programme de gestion des tâches est intégré à l‘Edition de bureau de Microsoft depuis Office 2010.
Réunion ou Négociation : Travailler avec Microsoft OneNote
N‘avez-vous jamais été confronté au retard d‘un collègue pour une réunion ou une négociation? Comme il serait peu rentable ou efficace de résumer le briefing à chaque fois qu‘un participant arrive au compte-goutte, la plupart du temps on fait comme au Monopoly : on revient à la case départ et on recommence à zéro. Le plus souvent, le retard est dû à une bonne raison – un rendez-vous client difficile à prévoir, un retard d‘avion ou de train, un embouteillage qui met les nerfs à rude épreuve.
Grâce à OneNote, chaque employé a la possibilité de lire le protocole de la réunion, et même d‘y ajouter sa touche personnelle. En effet, le meeting peut être suivi de n‘importe où sous la forme de Newsticker (fil de discussion) en direct. Cela existe depuis longtemps pour de nombreux sports, alors pourquoi ne pas fixer les resultats (intermédiaires) des rencontres professionnelles ? On écrit bien les protocoles au fur et à mesure, de toutes façons…
Pour cela, il suffit d‘ouvrir une page Teamweb, qui est intégrée à OneNote. Tous les collaborateurs peuvent utiliser la page pour sauvegarder des notes de réunion, des processus d‘équipe, ou même les idées fraîchement jaillies. Par exemple, dans le OneNote en ligne de la version Office 2016, cliquez dans la barre de lancement rapide sur + Nouveau pour ouvrir un nouveau bloc-notes. A présent, vous pouvez ajouter de nouvelles sections à l‘aide de la commande Insérer dans le menu de démarrage. Chaque participant ayant les droits requis peut alors ajouter des notes, des idées, des suggestions. Le bloc-notes est partagé automatiquement avec le reste de l‘équipe. Pour l‘ouvrir dans OneNote, cliquez dans Mes blocs-notes sur les documents souhaités que vous aurez pris soin de nommer en conséquence.
Avant, la page Teamweb était montée par votre administrateur Office, ce qui implique de désigner un propriétaire de site. Le mieux, c‘est encore d‘attribuer à tous vos collègues le droit de modifier le document, afin que les points essentiels de la réunion puissent être „postés“ en direct et que les collègues absents puissent à la fois accéder aux informations et nourrir la rencontre par leurs suggestions.
Que faire encore grâce à Microsoft OneNote?
En plus de la documentation par posts et des protocoles en direct lors des meetings, qui permettent déjà le partage de présentations, vous pouvez importer facilement les informations relatives aux rendez-vous depuis Outlook – participant, lieu et date. Pour cela, il n‘est pas même besoin d‘ouvrir le programme pour e-mails. A l‘inverse, vous pouvez aussi renommer vos notes sous forme de tâches pour les exporter dans Outlook.
Quand on croule sous les post-its et les montagnes de papillons, on finit par perdre la vue d‘ensemble. Avec OneNote, cela ne peut plus se produire. Vous pouvez en effet rassembler les idées que vous avez fixées sous forme de catégories. OneNote en propose, mais vous pouvez définir vous-même votre catégorie. Vous pouvez ensuite réutiliser ces étiquettes comme critère de recherche. Par exemple en indiquant „Afficher toutes les notes de la catégorie <Priorité 1>“.
En outre, OneNote a ceci de pratique qu‘il permet une reconnaissance de texte libre. Par exemple, si vous avez griffonné sur votre tablette quelques notes au doigt ou avec un stilet, OneNote les transformera sans erreur en document numérique, lequel est déjà interrogeable par la recherche de texte avant même cette métamorphose.
Intégrer des contenus Office dans OneNote
Depuis juin 2013, les contenus Office peuvent être intégrés immédiatement dans les notes, par exemple depuis Microsoft Visio. Et oui, fini le façonnage et l‘intégration des captures d‘écran ! Bienvenue aux tableaux Excel ! Diagrammes et formules seront incorporés dans les notes où ils demeureront limpides.
OneNote met fin également au commerce fort usité des petits mots sous forme de PDF. Le problème, c‘est que beaucoup d‘entreprises font passer leurs documents PDF sous forme imprimée sans que le texte puisse être marqué. Si vous avez déjà acquis un logiciel spécifique à la reconnaissance de caractères, vous savez à quel point c‘est onéreux. Alors qu‘avec OneNote, il n‘est plus nécessaire de plomber davantage son budget, car le logiciel de bloc-notes parvient à extraire le texte de l‘image en quelques secondes.
Compter sur OneNote au travail
Dans une discussion sur les tableurs, vous verrez qu‘Excel est le premier logiciel de calcul auquel on pense. Mais on peut aussi faire des calculs avec OneNote, travailler avec des formules numériques dont l‘étendue des fonctions n‘a pas à se cacher derrière une application informatique payante.
La preuve est faite, les domaines d‘application de OneNote sont parfaits pour améliorer la productivité de votre business. Et chez Licenceking, nous vous fournissons OneNote comme composante des programmes MS Office. C‘est 100% sécurisé, 100% légal, économique, et notre service clients est au top !
